入会

入塾者の問い合わせからスムーズに来塾へとつなげよう!【一部書式公開あり】

はな
はな
あの・・・塾を探しているんですけど、

ミライ塾は生徒さんの空きはありますか?

新米けん塾長
新米けん塾長

えーっと、そのー えーっとあるっちゃあります、

はい!いえ!・・・・ありますけど!!

 

今日は、入塾希望者からの突然のコンタクトに慌てない準備やコツについてお話します。 学習塾を例にとって話をしますが、ほかのスクール関係の教室長(英会話、料理、パソコンなど)さんにも有益な情報だと思います!

こんな塾長におススメの記事です!
  • 初めて新規の問い合わせを受ける塾長
  • いつも問い合わせから入塾までの流れがスムーズじゃないと感じている塾長
  • 来たる生徒のために何を準備しておいたらいいのか知りたい塾長

 

販促物などの準備をしておこう!

名刺

名刺は必ず用意しましょう。

そしてたまに自作でプリンターで印刷したみたいな名刺を持っている塾長がいるのですが

塾長としては、あまりおすすめしません!

ネットで注文して100枚でも1000円くらいで作れるのでここはケチらずに作っておきましょう!

お勧めはアスクルのプリントサービスです。

こちらから簡単に登録できます。

[blogcard url=”https://spc.askul.co.jp/print/meishi”]

 

来訪者アンケート

教室見学や体験授業で教室に来られた際に記入してもらう書類になります。

個人情報保護の観点から、最初の段階では「住所」や「電話番号」などの項目は外した方がいいです。

また、この用紙をもとに後でカウンセリングすることになるので生徒と保護者の両方の意見が反映するように記入してもらうことが大切です。

 

私の塾で実際に使用しているものです。

※画像をクリックしてください。

ダウンロードできます

塾の簡単なパンフレッド

こちらは私の塾のものはお見せすることはできないんですが、ワード形式で3つ折りにしてパンフレッドの形になる形式のものにしています。

資金に余裕があるなら、外注するのもありだと思います。

ただ、売り上げが安定するまでは自分でできることは自分でやりましょう。

入塾契約書

この書式はとても重要な書類になります。

必ず準備しておきましょう。

なかでも学習塾は特定商取引法にあたる業務になるので、必ずクーリングオフに関する記載が必要になります。

特定商取引法とは・・・

特定商取引法は、事業者による違法・悪質な勧誘行為等を防止し、消費者の利益を守ることを目的とする法律です。 具体的には、訪問販売や通信販売等の消費者トラブルを生じやすい取引類型を対象に、事業者が守るべきルールと、クーリング・オフ等の消費者を守るルール等を定めています。                        特定商取引ガイドより引用

公益社団法人 全国学習塾協会のサイトでこの法律に遵守した入塾契約書の例が公開されています。

塾の実態に合わせて使えると思います。

こちらのサイトからダウンロードできます!

[blogcard url=”https://www.jja.or.jp/safety/keiyakusho/”]

入塾期の多い3月~4月は塾長の授業は少なめにしておこう!

電話の問い合わせが一番多いのは夕方6時~8時

保護者からの電話の問い合わせは母親の仕事から帰って夕飯の支度をする18時~20時くらいに集中しています。中には土日の朝に電話がかかってくる場合も多いのですが、私たちの生活時間と保護者の生活時間は完全には一致しないことを忘れてはいけません。

なのでこの時間は留守電にせずに電話が取れるように、アルバイトのいる場合は授業を週に2回くらいはあけておくようにしましょう。

どうしても授業で忙しい時には折り返していい日時時間を決めてから電話を切ろう

しかし、入試前など特に3月初旬から中旬は受験指導もしながら、新規の生徒さんからの問い合わせも増えるという塾にとって一番の繁盛期になります。

塾長先生一人だと手が回らない場合もあるでしょう。

しかし電話は必ず取ってください!そして、必ずあとで折り返す日時、時間を決めてから電話を切るようにしてください。

問い合わせが来たら生徒の情報を正しく聞き取ろう

学年・学校名・受講を考えている科目・紹介者の有無

現在の学年、学校名、受講目的と科目について聞いておきましょう。

その際、塾生で紹介者がいるかも、聞いておくといいです。

紹介制度も作っておくといいです。

学習に対する悩みや通塾の動機

簡単でいいので電話で何か悩みなどがあるか聞いておきましょう。

実際の来塾までに必要な資料を揃えるからです。

もし●●高校に入りたい、などの希望があれば学校情報や、塾で実績があれば内申点や模試の偏差値なども調べておきましょう。

来塾のアポ取り・問い合わせてきた生徒の名前・保護者の電話番号など

来塾のアポととった後で名前や連絡先など個人情報を聞くのはできるだけ最後、電話を切る直前にしてください。

最初に名前を聞いたりすると警戒心を強くするので絶対に避けましょう。

そして、念のため電話番号を聞き、電話を切りましょう。

 

これで安心して新規生徒さんの見学・体験の日まで過ごせますね!

 

 

 

 

 

ABOUT ME
みさ
とある街で個人塾を初めて18年になります。 ここでは個人塾を始めたい人、また個人塾に 入塾を検討している人に役立つ情報を発信していきます。 どうぞよろしくお願いいたします。
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